Rekisteriseloste
REKISTERISELOSTE YHTEIS JÄSENREKISTERILLE
Tietosuojaseloste Yhteisjäsenrekisteri Rekisterinpitäjä SF-Caravan ry (0415946-5) Viipurintie 58 13210 Hämeenlinna Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Mira Kulmala-Sjöman, puh. 03 615 3120, jasenrekisteri@karavaanarit.fi SF-Caravan Karkkila ry Mäntyrinteentie 14, 03400 Vihti Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Reijo Virtanen. puh. 0405062640 reijo.virtanen1@outlook.com Käsittelyn oikeusperuste Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Yhteis jäsenrekisteri |
Oikeutetun edun peruste Käsittelyn oikeusperusteena on sopimus. Kyseessä olevat henkilötietoryhmät Nimi, edustettu organisaatio, yhteystiedot, laskutustiedot Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoituskumppanit (taloushallinto) soveltuvin osin |
Rekisterin tietosisältö Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja: - Jäsennumero - Henkilön etu- ja sukunimi - Edustamansa yhteisö - Sähköpostiosoite - Postiosoite - Puhelinnumero - Syntymävuosi - Sukupuoli - Jäsenlaji ja jäsenyyden tila - Jäsenyyteen liittyvät tietueet; jäsenen yhdistysjäsenyydet, kerhojäsenyydet, suoritetut ajotaitomerkit, myönnetyt huomionosoitukset, luottamus- ja vastuutehtävät, jäsentarratilaukset, uutiskirjeen tilaaja, jäsenportaalin käyttäjätunnus, jäsenmaksulaskutukseen liittyvät tiedot, jäsenkortin tilaustiedot - suoramarkkinointilupa/-kielto - www-osoite - IP numero - Tiedot aikaisemmista tilauksista Säännönmukaiset tietolähteet Tietoja saadaan jäsenen tekemistä rekisteröitymisistä sekä jäsensuhteen aikana jäsenen tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä (Posti). Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen. Jäsenen muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta (linkki), evästeiden kautta tai käyttämällä jäsenille annettuja tunnuksia. SF-Caravan ry luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. SF-Caravan ry luovuttaa henkilötietoja jäsenyhdistyksille, yhteistyökumppaneille ja tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista |
Henkilötietojen säilyttämisaika Henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä koko jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päätyttyä jäsenellä on mahdollisuus ilmoittaa tietojensa poistamisesta kokonaan. Mikäli hän ei tästä ilmoita, säilytetään tiedot liittokokouksen päätöksellä toistaiseksi, jotta jäsenyys voidaan henkilön pyynnöstä aktivoida uudelleen voimaan samalla jäsennumerolla. Tietojen säännönmukaiset luovutukset SF-Caravan ry luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. SF-Caravan ry luovuttaa henkilötietoja jäsenyhdistyksille, yhteistyökumppaneille ja tilastollisiin tarkoituksiin. Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan organisaation käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa lisäarvopalvelun tuottamiseen. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole organisaation tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto Jäsentapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät jäsentietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja jäsentietoja. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa. Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää jäsenrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa. Evästeet Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: - vierailijan IP-osoite - vierailun ajankohta - selatut sivut ja sivujen katseluajat - vierailijan selain Sinun oikeutesi Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen. GOOGLE ANALYTICS Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen käyttäjään tai henkilöön. Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmätieto- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla tallennetaan käyttäjästä mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi osoitteessa https:// www.google.com/settings/ads Google Analytics seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä Chrome-selaimen lisäosalla. Automaattinen käsittely ja profilointi Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteeseen. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle Oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yorganisaation asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Rajoittamisoikeus Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle. Vastustamisoikeus Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojaasetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki p. 029 56 66700 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi. |
REKISTERISELOSTE SF-CARAVAN KARKKILAN JÄSENREKISTERI
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Laatimispäivä 29.4.2018
Nimi SF-Caravan Karkkila ry | |
Osoite Leo Kylmä. Mäntyrinteentie 14, 03400 Vihti | |
Puhelinnumero 044 308 7780 | |
Sähköpostiosoite caravan.karkkila@gmail.com | |
www-sivut www.sfc-karkkila.fi | |
| Rekisterinpitäjä Reijo Virtanen | |
Puhelinnumero 0405062640 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa | |
Sähköpostiosoite reijo.virtanen1@outlook.com | |
| Rekisterin nimi Jäsenrekisteri | |
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus jäsenyyden hoitamiseksi ja yhdistyksen tapahtumiin osallistujat. | |
| Rekisterin tietosisältö Etunimi,sukunimi. osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite,sfc jäsennumero, tapahtumiin osallistujat. | |
| Säännönmukaiset tietolähteet SF-Caravan jäsenrekisteri | |
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
| |
| Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tämän rekisterin tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. | |
| Rekisterin suojauksen periaatteet ATK yhdistysavaimen nettirekisteri. Käyttöoikeus rajattu | |
| Tarkastusoikeus Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle kirjallisesti (sähköpostilla tai kirjeitse). | |
| Rekisteröidyn oikeudet Tarkastusasioissa sekä virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisua koskevissa asioissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. | |
Kielto-oikeus Suoramarkkinointikiellosta voi halutessaan ilmoittaa rekisterinpitäjälle. |
TREFFI REKISTERISELOSTE
EU:n tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukainen Laatimispäivä 29.4.2018
1. Rekisterinpitäjä | Nimi ja y-tunnus Sf-Caravan Karkkila ry | Y-tunnus 2965234-4 |
Osoite Leo Kylmä. Mäntyrinteentie 14, 03400 Vihti | ||
Puhelinnumero 0443087780 | ||
Sähköpostiosoite leokylma@kolumbus.fi | ||
www-sivut www.sfc-karkkila.fi | ||
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa | Nimi Reijo Virtanen | |
Puhelinnumero 0405062640 | ||
Sähköpostiosoite reijo.virtanen1@outlook.com | ||
3. Rekisterin nimi | SF-caravan Karkkila Treffirekisteri | |
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Rekisterinpitäjä on perustanut majoitusrekisterin treffialueella majoittuvien tietojen hallinnoimista varten. Matkustajatietoja ja matkustajarekisteriä käytetään yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi sekä rikosten ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi sekä tilastojen laatimiseen majoitus- ja ravitsemislain mukaisesti. | |
5. Rekisterin tietosisältö | Rekisteröidyn tiedot tallennetaan matkustajarekisteriin. Rekisteriin tallennetaan majoittujan etunimi, sukunimi, lähiosoite, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, SF-Caravanin jäsennumero (jos on), majoittumisaika sekä muiden samassa yksikössä majoittujien tiedot. | |
6. Säännönmukaiset tietolähteet | Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä matkustajailmoituksen täyttämisen yhteydessä. Rekisteröity itse täyttää ja vahvistaa allekirjoituksellaan matkustajailmoituksen tiedot. | |
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset |
| |
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Tämän rekisterin tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. | |
9. Rekisterin suojauksen periaatteet | Matkustajarekisterin tietoja säilytetään tietokoneella, jonne on rajattu pääsy vain rekisterinpitäjän nimeämillä henkilötietojen käsittelijällä. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa. Rekisterinpitäjä säilyttää matkustajailmoitukset ja –tiedot yhden vuoden ajan matkustajailmoituksen allekirjoittamispäivästä, jonka jälkeen ne hävitetään. | |
10. Tarkastusoikeus | Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle kirjallisesti (sähköpostilla tai kirjeitse). | |
11. Rekisteröidyn oikeudet | Tarkastusasioissa sekä virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisua koskevissa asioissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. | |
12. Kielto-oikeus |
Suoramarkkinointikiellosta voi halutessaan ilmoittaa rekisterinpitäjälle. | |